Как проводить удаленную ретроспективу и получать от этого удовольствие

Посмотрим правде в глаза: Agile не создавался для распределенных команд. Ранние Agile команды в подавляющем большинстве располагались в одном помещении, в основном потому, что видеоконференцсвязь, чат и другие технологии, делавшие возможной удаленную работу, были в то время смехотворно примитивными и неуклюжими. В наши дни, когда так много людей работают удаленно, собрать команду в одной комнате нереально. Однако это не означает, что удаленные ретроспективы невозможны. Просто они немного другие.

Более того, регулярные ретроспективы особенно важны для распределенных команд. Без повседневной болтовни перед кофе-машиной и разговоров за обедом, которые обычно происходят в офисной среде, проблемы, влияющие на производительность и моральный дух команды, могут остаться незамеченными, пока не станут совершенно ужасными. Ретроспективы - это проверенный временем и проверенный в боях способ решить эти проблемы.

Что такое удаленная ретроспектива?

Удаленная ретроспектива - это просто удаленная вариация классической Agile-ретроспективы (или «ретроспективы спринта» в терминологии Scrum). С помощью видеоконференцсвязи члены команды должны поразмышлять о том, что работает хорошо, а что нет, а затем, помня об этом, определить, как они могут улучшить ситуацию. Это классическое непрерывное совершенствование: дублируйте свои успехи и извлекайте уроки из своих неудач.

Не забываем о сплоченности команды. Хотя ретроспективы сами по себе не являются «тимбилдингом», поиск решений проблем, с которыми вы вместе сталкиваетесь, и празднование своих побед действительно помогает членам команды сплотиться.

Как провести удаленную ретроспективу со своей командой

Шаг 1. Создайте атмосферу психологической безопасности

Чтобы ретроспектива стоила затраченных усилий, в ней должна быть задействована вся команда. Как бы сложно это ни казалось, например, из-за разницы в часовых поясах, важно присутствие всех, потому что каждый голос заслуживает того, чтобы его услышали.

Убедитесь, что всем комфортно делиться своим мнением, не опасаясь осуждения или наказания. При этом ретроспектива должна быть эффективной. Цель не в том, чтобы указывать пальцем, а в том, чтобы выяснить, как команда может стать лучше.

Шаг 2: Определите повестку дня

Ретроспективы полагаются на наличие чувства взаимосвязи и совместной работы среди членов команды, но это часто теряется в распределенной среде. Чтобы решить эту проблему, используйте Zoom или аналогичный инструмент для видеоконференций и убедитесь, что у всех включены камеры. Не забываем, что непосредственное общение является наиболее практичным и эффективным способом обмена информацией как с самой командой, так и внутри команды. Мы общаемся более эффективно, когда можем видеть лица друг друга, а поскольку в ретроспективе обсуждения иногда становятся интенсивными, вам понадобится максимальное вовлечение команды.

Почему бы не поэкспериментировать с виртуальным фоном в Zoom? Вы даже можете выбрать тему сеанса: цвета, места, которые вы хотите посетить, любимые фильмы и т. д. Если виртуальные фоны не популярны у вашей команды, вы можете попробовать другие способы:

Попросите всех надеть свою любимую шляпу во время разговора.
Если вы используете формат, предполагающий индивидуальный мозговой штурм, по очереди выбирайте музыку для фонового воспроизведения в это время.
Откройте ретро коротким icebreaker-ом. Даже банальный вопрос вроде «Что ты ел сегодня на обед?» может вызвать улыбку и заставить товарищей по команде почувствовать себя более связанными.
Люди могут отключать микрофоны, когда не говорят, чтобы уменьшить фоновый шум. Но поощряйте (или требуйте) каждого включить камеру, чтобы поддерживать высокий уровень взаимодействия и способствовать более тесному общению.

Вам также понадобится записывать все идеи, которыми вы делитесь. В офисе обычно для этой цели служат доски, но на виртуальной ретроспективе вам понадобится какой-то цифровой эквивалент. Для этого хорошо подходит Miro, плагины для Jira или для Confluence, также Trello, Mural или Google Jamboard.

Что касается повестки дня, существует множество ретроспективных вариаций, но основной формат таков: что прошло хорошо, что не прошло и какие изменения мы внесем свою работу. Однако любой формат со временем приедается, поэтому не забывайте его менять. Будьте изобретательны и удивите свою команду. И не забудьте после этого попросить их оставить отзыв. Вы можете даже один раз в год делать ретроспективу своих ретроспектив!

Шаг 3. Сделайте обзор недавнего прошлого

Большинство команд проводят ретроспективы раз в две недели или ежемесячно, с дополнительным ретро после завершения крупного проекта. В начале ретроспективы освежите память всех о том, какая работа была запланирована, что было выполнено, а также о любых неожиданностях по пути или других значимых событиях.

Если у вас есть время, сделайте эту часть вместе. Вместо того, чтобы читать список, который вы составили перед встречей, попросите членов команды назвать то, что они помнят из прошлых недель. Просто услышать то, что они считают «значительным», может быть поучительным.

Шаг 4. Обсуждайте откровенно, но уважительно

Обсуждение - самая пикантная часть любой ретроспективы. Вот несколько популярных форматов:

Начать, прекратить, продолжать что-то делать - Поощряйте свою команду мыслить в терминах, ориентированных на действия.
Что сделали? Вывод? Что делать? - Для команд, которым нужна практика с аналитическим мышлением.
Понравилось, не понравилось, хотелось бы, узнал - отлично подходит для ежеквартальных или ежегодных размышлений на индивидуальном уровне.

Каждый из этих форматов прекрасно реализовывается на электронных досках. Создайте доску и списки перед ретроспективой. Затем во время встречи члены команды могут добавлять карточки в списки. Вы все сможете видеть идеи друг друга в режиме реального времени.

Шаг 5. Решите, что вы будете делать перед следующей ретроспективой

Что вы узнали? Что вы хотите изменить? Решайте все вместе, затем назначьте владельцев и сроки выполнения для каждой задачи или элемента действия. В распределенных командах легко потерять из виду, кто чем занимается, поэтому важно найти способы назначить ответственного.

Постарайтесь также определить критерии успеха по каждому пункту. Таким образом, можно легко определить, достигнута цель или нет. Например, «просмотрите все изменения кода в течение 4 часов с момента отправки».

Убедитесь, что вы расставили приоритеты, определили задачи, которые нужно решить за один спринт. В идеале вы должны остановиться на одной или двух задачах и уделить им внимание в ближайшие недели.

Обязательно продумайте решения проблем, с которыми вы сталкиваетесь, чтобы ретроспектива не превратилась в дискуссию.

Шаг 6: Обсудите свою ретроспективу

Найдите минутку в конце ретро, чтобы обсудить, как все прошло. Будьте открыты и поощряйте обратную связь от команды и ищите способы улучшить ретроспективу в следующий раз.

Тот факт, что проект отстает, не означает, что вы должны отказаться от ретроспективы, чтобы сэкономить несколько человеко-часов. Время, которое вы тратите на ретроспективу - это вложение, а не бремя.

Ретроспективы похожи на Вегас: «Всё, что происходит на ретроспективе - остаётся на ретроспективе». Если члены команды нарушают эту договоренность, и делятся информацией без согласия команды, немедленно примите меры. Иначе дискуссии иссякнут (также как поездки в Вегас).

Хотя мысль о проведении удаленной ретроспективы с распределенной командой в прошлом могла вызывать у вас кошмары и страх, мы надеемся, что эта статья изменила ваше мнение. Провести ретроспективу с распределенной командой может быть весело, поэтому продолжайте экспериментировать, чтобы команда была заинтересована и полна энергии.