3 фактора, вызывающие негативные эффекты в проектах

Проект - это не только разработка, например, программного обеспечения или проектной документации на строительство. Проект — это любая деятельность, имеющая четкие временные рамки, дающая уникальный результат в виде продукции, услуг, достижений и проходящий согласно заранее составленного плана. Поэтому практически каждый руководитель в своей ежедневной работе связан с проектами.

Неважно сколько времени требуется для выполнения каждой отдельной задачи внутри проекта, важно завершить весь проект вовремя. Независимо от вида деятельности, всегда есть необходимость завершить несколько проектов быстрее и с меньшими затратами.

Методология Теории ограничений для управления проектами - Критическая цепь, выделяет три фактора в управлении проектами, которые почти неизбежно вызывают следующие негативные эффекты:

Плохая многозадачность
Студенческий синдром (или синдром Студента)
Закон Паркинсона

Плохая многозадачность - процесс остановки задачи до ее завершения для того, чтобы сделать другую работу, которая воспринимается как более срочная или важная. Каждый раз, когда задача остановлена, возникают непосредственные потери эффективности из-за необходимости вспомнить подробности и «вернуться» в задачу с того же места, когда она возобновится. Сложные мыслительные задачи могут потребовать значительное время для возвращения. Что еще хуже, остановка задачи задерживает следующие за ней задачи, которые не смогут начаться, пока не закончится предыдущая. В результате увеличивается общий срок реализации проекта.

Студенческий синдром связан с явлением, что большинство людей начинают в полной мере заниматься задачей только в самый последний момент перед окончанием срока, как студент начинает изучать предмет накануне экзамена. Студенческий синдром является одной из форм проволочек.

Закон Паркинсона является наблюдением, что «работа расширяется, чтобы заполнить все время, остающееся до ее завершения». Каждый работник стремится быть занятым все время, чтобы не выглядеть бездельником. И бюрократия будет генерировать достаточно внутренней работы, чтобы держать себя всегда «занятой» и оправдывать свое существование без соразмерной пользы.

Чиновник, считающий себя перегруженным, нанимает двух подчиненных, чтобы они делали его работу. Разделить её с уже работающими коллегами или нанять одного подчиненного и разделить с ним он не может – никому не нужны соперники. Дальше история повторяется, его сотрудники нанимают сотрудников себе. И вот уже 7 человек делают работу одного. Все очень загружены, но ни скорость работы, ни её качество не повышаются.

Как этого можно избежать:

1. Не думай за всех

Не жди, что кто-то проявит уважение, если ты не проявляешь его сам. Хочешь, чтобы команда ответственно относилась к срокам и к работе в целом – постарайся получить реальный коммитмент, а не вынужденное согласие.

2. Не ставь срок «вчера»

Во-первых, это всех нервирует, а ты не хочешь работать среди психопатов. Во-вторых, успеть «вчера» невозможно, а значит, сроки сорвутся. Они сорвутся один раз, второй. И что ты сделаешь? Всех уволишь? Вряд ли. А если после ничего не произойдет, то что тогда? Зачем пытаться успеть в срок и тем более раньше?

3. Не пытайся добиться 100% загрузки

Для 100% загрузки (на самом деле нет) мы придумали машины, а человеку нужно отдыхать. А ещё развиваться и вытирать пыль с клавиатуры. Зачем спешить завершать задачу досрочно, если сразу прилетит новая? Тогда точно ни на что времени не будет.

4. Не делай вид, что после дедлайна конец света

Во-первых, это не так, и смотри пункт 2. Во-вторых, никто не хочет получить по шапке, и все закладывают подстраховку. Проблема в том, что задержки всё равно будут суммироваться, а вот опережения – нет. Про это хорошо написал Элияху Голдратт в книге «Цель 2».

5. Не нужно фиксировать всё

Не надо рисовать мифический треугольник ограничений и пытаться втиснуть в него свой проект. Если хочешь получить Sagrada Familia, будь готов прождать сто лет. Если тебе нужно к четвергу, прояви гибкость.

6. Не поощряй мультизадачность

Во-первых, это не продуктивно. Во-вторых, каждый решает свою оптимизационную задачу. И получить 2 новых поручения вместо того, чтобы сидеть на одном готовом, не выглядит как хорошая затея.

7. Не тяни с аппрувом.

Серьезно. На работу уходит 2 дня, а потом еще 2 недели ждать, пока менеджер/заказчик посмотрит и даст правки. А потом удивляемся, почему все тянут до дедлайна.

8. Избегай большого взрыва.

Не тяни с одной большой поставкой, работайте инкрементально. Не факт, что работа сделается быстрее, но по крайней мере, ты сможешь что-то использовать, не дожидаясь месяцами.

9. Не раздувай команду

Если не хочешь быть как британские чиновники из закона Паркинсона.